Die Gästeliste für die Hochzeit erstellen

 

Mama, Papa, Oma, Opa, die Trauzeugen und Geschwister – Bis hierhin ist es noch ziemlich einfach, eine Gästeliste für die Hochzeit zu erstellen. Schwieriger wird es, wenn das Budget knapp ist. Dann fragt man sich spätestens jetzt, ob man die Kollegin, die man eigentlich so gerne mag, aber nur im Büro sieht zur Hochzeit einladen sollte. Oder Onkel Friedrich, den man zuletzt vor 10 Jahren gesehen hat. Damit die Planung der Gästeliste leichter fällt, kommen hier unsere Tipps. 

Wie groß soll die Hochzeit werden?

Zu allererst solltet Ihr den Rahmen eurer Hochzeit abstecken.  Dazu sind einige Fragen nötig, die ihr vor der Planung beantworten solltet. 

  • Wie wollt Ihr heiraten? Luxuriös im Drei-Sterne Hotel oder doch lieber beim entspannten Sommerfest im eigenen Garten mit anschließender Grillparty?
  • Wie groß ist Eure Location?
  • Wie hoch ist Euer Budget?
  • Wieviele Gäste wollt Ihr maximal dabei haben? 

Habt Ihr diese Fragen grob geklärt, steht Euer erster Rahmen. Jetzt geht es an die grobe Auswahl für die Gästeliste. Auch hier stecken wir erst einmal einen Rahmen ab. Meistens wird der leider durch die finanziellen Mittel bestimmt. Lasst Eure Wünsche trotzdem nicht zu kurz kommen. Entscheidet Euch zuerst, wie Ihr feiern wollt?

  • Eher im kleinen Kreis oder doch ganz groß?
  • Sollen es nur die engsten Verwandten werden oder wünscht Ihr Euch, dass Eure Freunde, Kollegen und Bekannten auch dabei sind?
  • Wie sieht es mit den Kindern Eurer Gäste aus? Sollen die mit eingeladen werden?
  • Was ist mit den Singles oder frischen Pärchen? Rechnet ihr mit einem zusätzlichen Gast?

Gästegruppen und vorläufige Gästeliste

Jetzt geht es ans Eingemachte. Denn es ist gar nicht so einfach, aus der Fülle der Personen zu wählen, die Euch in Eurem täglichen Leben begleiten. Bei engen Freunden ist die Sache wahrscheinlich relativ schnell klar, bei entfernten Verwandten wird es schon etwas schwieriger. Aber auch, wenn Ihr einen großen Freundeskreis habt, kann die Gästeliste schnell zur Herausforderung werden. 

Tipp: Wenn es das Budget nicht zulässt, ladet nur Eure engsten Freunde ein bzw. die beste Freundin und den besten Freund. Sie können auch die Rolle Eurer Trauzeugen übernehmen. So fühlt sich niemand benachteiligt.

Schwierig wird es auch bei den Kollegen oder dem Chef. Unser Tipp: Nur einladen, wenn ein freundschaftliches Verhältnis besteht und es der finanzielle Rahmen zu lässt. Wenn Ihr außerhalb der Arbeitszeiten keinen Kontakt habt, könnte eine Einladung zur Hochzeit etwas unpassend wirken. 

Es kann helfen, die verschiedenen Personen, die Ihr bei Eurem ersten Brainstorming ausgewählt habt im zweiten Durchgang in Gästegruppen einzuteilen. Legt euch dazu eine Liste mit vier Kategorien an und sortiert Eure Gäste in verschiedene Gruppen ein.

  • Gruppe 1, sind alle, die definitiv eingeladen werden. Dazu sollte nur der engste Personenkreis gehören. Also nahestehende Familienangehörige, wie Eltern, Geschwister und Großeltern. Auch Eure engsten Freunde und Trauzeugen gehören in diesen Kreis.  
  • Gruppe 2, sind alle, die Euch nahe stehen und die Ihr gerne dabei hättet wie z.B. Tanten, Onkel, Cousins, Nichten, Neffen und langjährige Freunde 
  • Gruppe 3, sind alle, die Ihr zwar auch gerne dabei hättet, die Euch aber nicht so wichtig sind. Sie werden nur eingeladen, wenn es das Budget zu lässt und noch Platz auf der Liste ist. 
  • Gruppe 4, ist die Kompromissgruppe. Hier kommen alle Personen hinein, die Ihr nicht dabei haben wollt, aber Euer Partner oder Eure (Schwieger-)Eltern schon.  

Tipp: Vergesst bei der Einladung eure Taufpaten, die nette Nachbarin, die in eurer Kindheit auf Euch aufgepasst hat und all die anderen wichtigen Personen aus eurer Vergangenheit nicht! Auch an den Pfarrer, falls Ihr kirchlich heiratet, den Hochzeitsfotografen, die Band oder den DJ solltet Ihr bei der Planung denken.  

Das Gästelistenspiel

Damit Ihr Euch bei Personen, bei denen eine Entscheidung schwer fällt, leichter tut, haben wir ein kleines Spiel vorbereitet, dass Euch die Entscheidung erleichtert. Wählt dazu eine Person aus, bei der Ihr Euch noch unsicher seid und beantwortet die Fragen unseres Gästelistenspiels der Reihe nach. Folgt den Pfeilen, um herauszufinden, ob Ihr sie einladen solltet oder besser nicht. 

Mit der Infografik von myprintcard zur perfekten Gästeliste

Wie kann eine Gästeliste aussehen?

Ihr habt endgültig entschieden wer kommen soll? Dann bietet es sich an, eure Gästeliste schriftlich festzuhalten. Das geht ganz einfach mit Hilfe eines Excel Dokuments oder per Hand. Notiert euch dazu unbedingt den Namen der Gäste, ihre Adresse, ob sie schon eine Einladungskarte erhalten haben, ob sie zu- oder abgesagt haben, die Anzahl der Personen, die erscheinen werden, zu welcher Feierlichkeit sie kommen sollen, ob sie Kinder mitbringen, ob sie ein Hotelzimmer benötigen und welche besondere Aufgabe sie haben (Trauzeuge, Helferlein etc.). Toll ist es auch, wenn Ihr auf dieser Gästeliste gleich Platz lasst, um zu notieren, welches Geschenk sie Euch gemacht haben und ob ihr Ihnen bereits eine Dankeskarte zugeschickt habt. Das hilft Euch auch nach der Hochzeit die Übersicht zu behalten.

Hier könnt ihr euch unsere Vorlage für die Gästeliste für Eure Hochzeit kostenlos herunterladen.

  Download

(Vorlage im .xlsx Format)

Die Gästeliste ist zu lang – ohje?

Oh weh... Die Gästeliste ist trotz guter Planung viel zu lang geworden? Keine Sorge! Wir verraten euch unsere drei Tricks, wie ihr trotzdem alle Eure Lieben an eurem Hochzeitstag dabei haben könnt. 

  • Tipp 1: Ladet ausgewählte Gäste nur zur Trauung und anschließendem Sektempfang ein.
  • Tipp 2: Ladet Freunde etwas später ein. Sicher sind Oma und Opa bereits im Bett und Ihr noch lange nicht müde. Da ist es toll, wenn einige eurer Freunde zur Party nachkommen dürfen. 
  • Tipp 3: Veranstaltet einen großen Polterabend. Da könnt Ihr zusammen mit all Euren Freunden, die nicht bei der Hochzeitsfeier dabei sein können, schon einmal auf Euren großen Tag anstoßen.   

Ein letzter Hinweis: Etwa 5-10% der Gäste, die Ihr zu eurer Hochzeitsfeier eingeladen habt, werden wahrscheinlich absagen oder vielleicht auch kurzfristig nicht kommen können. Für diesen Fall könnt Ihr Euch eine zweite Liste anlegen, auf der Ihr vermerkt, wer als nächstes nachrutscht, um doch noch Eure Hochzeit von Anfang an zu erleben.


Mehr geballtes Hochzeitswissen haben wir in unserem Ratgeber für Euch vorbereitet. Mit dabei sind zum Beispiel diese Themen:

  

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